Von der Kunst, komplexe Sachverhalte einfach zu erklären

„Der Unterschiedsbetrag zwischen dem Jahresbetrag der Rente und dem der Besteuerung unterliegenden Anteil der Rente ist gem. §22 EStG der steuerfreie Teil der Rente; abweichend hiervon ist der steuerfreie Teil der Rente bei einer Veränderung des Jahresbetrags der Rente in dem Verhältnis anzupassen, in dem der veränderte Jahresbetrag der Rente zum Jahresbetrag der Rente steht, der der Ermittlung des steuerfreien Teils der Rente zugrunde liegt.“
(aus dem deutschen Steuerrecht)

Oft müssen komplexe Themen anderen Menschen, die nicht vom Fach sind, einfach und verständlich erklärt werden. Dies muss auf eine Weise erfolgen, dass dieser Empfängerkreis die Nachricht nicht nur in diesem Moment versteht, sondern auch noch in einigen Wochen und Monaten. Das ist die hohe Kunst der Kommunikation. Komplexe Sachverhalte prägnant, kurz und klar vermitteln zu können, zählt zu wichtigen kommunikativen Fähigkeiten, besonders im beruflichen Umfeld. Wie gelingt der Spagat zwischen kurz und genau? Wie bleiben wir verständlich ohne wichtige Informationen auszulassen?

Gies gilt gerade dann, wenn es schwer fällt, einen komplexen Sachverhalt in Worte zufassen.

Eine schwer verständliche Ausdrucksweise kennzeichnet sich durch vier Merkmale:

1. Kompliziertheit
2. Ungegliedertheit bzw. Zusammenhangslosigkeit
3. Weitschweifigkeit
4. Monotonie, Abstraktheit, fehlende Anregung

Daher hilft es, diese vier Merkmale positiv zu gestalten

.

1. Einfachheit:

Einfache Formulierungen, und geläufige Wörter. Müssen Fachwörter verwendet werden, sollten sie erklärt werden. Außerdem sollte der Inhalt so konkret und anschaulich wie möglich dargestellt werden. Bürokratische Ausdrücke sollten durch alltagssprachliche Begriffe ersetzt werden.
Nutzen Sie Verben statt Substantiierungen. (Nomen auf -ung, -keit, -heit, -ät, -ion, -ive, -ismus möglichst vermeiden) Verben beleben die Sprache und machen sie flüssiger und verständlicher.
(„Wir laden Sie ein“ statt „Sie erhalten von uns eine Einladung“)

.

2. Gliederung und Struktur: 

Egal, ob in einer Präsentation, im Gesprächen oder im geschriebenen Text: eine übersichtliche und gut strukturierte Gliederung ist für das Verständnis wichtig und hilfreich.  Dies gilt umso mehr bei  komplexen und längeren Beiträgen. Wenn der Gegenüber frühzeitig versteht, wie der Inhalt aufgebaut ist und zu welchem Ziel er führt, kann er/sie Ihre Darstellungen und Argumentationen viel besser nachvollziehen

Neben dem logischen Aufbau des Inhalts helfen Gliederungselemente und eine übersichtliche Darstellung. Wesentliches ist von Unwesentlichem gut unterscheidbar, es gibt einen roten Faden. In einem geschriebenen Text bilden 3-7 Zeilen pro Absatz eine gut lesbare Texteinheit. 

Bei längeren Texten können Zwischenüberschriften das Lesen erleichtern.

3. Kürze und Prägnanz:

 Gerade in komplexen Sachverhalten ist es nicht leicht, den Inhalt in knapper Form darzustellen. Die Kunst liegt darin, das Wesentliche verständlich herauszuarbeiten. Je komplexer der Sachverhalt desto wichtiger ist die Verwendung kurzer Sätze. Der Kerninhalt sollte möglichst schnell begriffen werden.
Gerade bei großen Mengen an Informationen und bei komplexen Inhalten, ist es wichtig, diese mit möglichst wenigen Worten zu vermitteln. Kurze und bündige Formulierungen erreichen die Zuhörer besser.

4. Greifbare Bilder, geistige Anregung: 

Die Verständlichkeit der Inhalte erhöhen wir erheblich durch praktische Beispiele oder sprachliche Bilder oder bildhafte Vergleiche. Ein Text kann durch Grafiken interessant und abwechslungsreich angereichert werden. Wir alle denken in Bildern. Das hilft uns, in einer komplexen und mit Informationen und Reizen überfrachteten Welt zurechtzukommen und uns schnell zu orientieren. Solche Bilder sind von unserem Kurzzeitgedächtnis schnell abrufbar, da sie nicht den Detailierungsgrad besitzen, wie die Informationen, die im Langzeitgedächtnis gespeichert sind. 

Um komplexe Themen greifbar und verständlich zu machen, hilft es, Bilder im Kopf des Gesprächspartners entstehen lassen. Mit einem groben Bild des Sachverhaltes im Kopf ist jeder Mensch in der Lage, Informationen aufzunehmen und sich diese zu merken. 

Informationen werden schneller aufgenommen und langfristig behalten, wenn neue Informationen an bestehende angeknüpft werden können. Deshalb ist es wichtig, zunächst ein grobes Bild in den Köpfen entstehen zu lassen und daran anknüpfend weitere Informationen damit zu verbinden.